外贸中那些常见的问题,以及解决办法

2021-07-15 16:08:34发布 47次浏览
作为一名外贸员,你将处理许多与贸易交易有关的文件,与国内和国外各方进行沟通。

如果你是一个初学者,或者即使你是一个有经验的外贸员,你很可能会因为太忙而不小心犯错。 然而,一个不小心的小错误可能导致一个大问题......

这里我汇总了一些外贸员常犯的一些错误,以及如何处理这些错误的方法。跟我一起来看一下吧。



1、文件描述错误
如:替换以前文件中的信息的错误,输入金额数字的错误。

2、文件确认时出现的错误
如:误读数字,如年份、日期、产品编号、金额等,未检查文件内容。

3、忘记回电子邮件或电话
如:忘记通过电子邮件或电话联系某人。

4、忘记发送或附上文件
如:由于粗心而忘记发送文件或没有在电子邮件中附上文件。

5、公司内部或外部的沟通不畅或有误解
如:由于沟通不畅而导致的工作延误,由于沟通不畅而导致的误。

6、由于缺乏知识或理解而出现的错误
如:对《国际贸易术语解释通则》、信用证等文件的内容缺乏了解,或对业务缺乏了解。

这些是在贸易实践中可能犯的一些最常见的错误。

大多数外贸涉及贸易文件的准备和检查,这些文件包含许多项,如公司名称、产品名称、日期、时间、航班号等,每项信息都很重要,不应该出错,但在日常工作中,很容易犯 "粗心 "的错误。

要完全消除这种不小心的错误是非常困难的。 然而,有一些方法可以帮助防止它们,并尽可能地将它们减少。



下面是我总结的三个解决方案。

制作一份检查表
首先,粗心大意的错误的最常见方法问题,创建一个检查表并在检查过程中使用它。

在我们的工作中当你习惯于你的工作时,很容易忽视你的检查,但如果你制定一个规则,在一项任务结束时,你可以查看你的检查表,发先自身的错误并吸取此次的教训,下次就会很大程度的避免此类事件再发生。

仔细检查
防止错误的另一个有效方法是使用检查表,并让另一个负责人仔细检查工作。

仔细检查是一种由自己以外的第三方检查的方法,其优点是使你更容易发现你自己可能没有注意到的错误。

在某些情况下,例如只有几个人参与贸易业务,可能很难进行双重检查。

在这种情况下,最好建立一个系统,让你周围的人尽可能地检查,例如,只应该犯错的重要点进行重复检查。

比如:
对于贸易公司和制造商:产品编号、订单数量、价格、付款条件等。
对于货代公司和航运公司:日期和时间、入境/出境港口、航运服务名称等。

知道何时容易发生错误
例如,午饭后,当你容易犯困时,当你疲惫时,或当你太忙而感到放松时,你往往会失去注意力,犯更多粗心的错误。找出一天中你觉得难以集中注意力的时间,并调整你的工作,并注意在这些时间里,避免执行需要集中注意力的任务等。

 

相关文章推荐

课堂分类