如何写好一篇优质的外贸开发信

2021-09-02 17:00:00发布 77次浏览
写外贸邮件是外贸员必备的技能,但写出一份好的外贸邮件却很难。我相信大部分的外贸员深有体会,无论是标题、产品描述,还是call to action总有一个不知从何写起,最后的结果也都是拿不到订单。
 


今天我总结了一些邮件中常遇到的问题,虽然无法让你瞬间变成写邮件的高手,但至少可以让你在写邮件时少犯错误。让我们一起来看一下吧。
 
首先,在写外贸邮件时逻辑要清晰。一般情况下邮件分为三段式,最多不超过4段。如果超过这个段落数,你就需要重新整理一下逻辑了。因为外贸客户一般只会花费5-6秒扫一下邮件,如果你写的邮件很长,客户很有可能看了一半也不知道写信人想表达什么,从而觉得这是一封垃圾邮件。因此要学会把握邮件内容的节奏,规划好邮件的结构。这里我通过一个案例说一下:
 
To whom it may concern,
I'm very glad to write to you! From the internet, we get your company name. What I want is just to see that if we have the chance to coorperate in the near future or not.
We're a factory of fiberglass in China and our main product is chopped strand mat(CSM) and stitch chopped strand mat and etc.
We have been in this field for many years. I can give you the CSM in very competitive price and higher quality. If you need more information, please go to our website:www**.com
I wonder if you need this product; if you are interested in our products, please kindly return this email.
Maybe now you have regular business partner. If so, please leave my message in your email box. Maybe someday it will be useful.
If you need the price to compare with your partner gives, welcome!
Yours sincerely,
Jack
 
大家看到这篇邮件的第一感受是什么?我的第一感受就是长,太长了!而且我认为很多的表达都可以更简单甚至是没有必要的。如:Maybe now you have regular business partner. If so, please leave my message in your email box. Maybe someday it will be useful.和If you need the price to compare with your partner gives, welcome!这两段我认为都是可以删掉或改成更简单的表达形势。形式
 
除了邮件的内容与结构形式外,在写邮件时也要注意字体,有时候一些小细节的动作反而会起到画蛇添足的效果,例如特殊字体虽然可以起到醒目的作用,加强重点内容的表达,但会影响客户的阅读体验。我的建议是在写邮件时要尽量使用常规字体,字号大家选择11或12号,如果熟悉客户发现对方有使用特殊字体的习惯,那我们再去做字体字号的调整。
 
在写标点时要注意语气和语境,比如在一篇邮件中不要写过多的感叹号,如果每句话都是感叹,那就没有核心重点可言了,正常使用逗号句号即可。
 
还有,在一 封邮件中语气也是比较重要的,我们中国的表达方式比较委婉,很多问题都不是正面直接地表达,这对外贸客户来说是很难理解的。例如:“hope the attached email will help you remind this(希望所附的电子邮件能帮助您提醒这一点)”这样写的就有点太过委婉可以改成“please see attached email for reference.(请参阅所附的电子邮件以供参考)”,有时直截了当的说比畏畏缩缩更好。
 
最后邮件中的签名也是很重要的,因为邮件不是一种及时沟通的方式,而签名中包含的姓名、职位、联系方式、公司名称、公司地址等信息可以让客户快速联系到你,这时签名的重要性就体现出来了。

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