无法按时交货,回复客户的技巧

2021-09-28 17:19:17发布 26次浏览
最近我的一个外贸的朋友分享了他的一个故事:“公司有一个合作2-3年的客户,前段时间公司把这个客户让我跟进,最近客户又下了一批订单,原定的交货期为25天,但是现在都30多天了,货还没出。现在客户一直催我,我也一直催老板和生产部门,导致现在他们都不理我了,今天客户又发来邮件问我怎么还没出货,由于刚入行,我不知该怎么回复。”


 
由上面的案例我们可以很清楚的看到我朋友他犯了以下几个错误:
1、遇到事情,心急
2、问题已经发生,不找问题发生的原因
3、在订单无法按时发货时,不会提前沟通  

后面,我的这个朋友问我:“可不可以和客户说,工厂机器故障或停电所以无法生产,这样说能不能得到客户的谅解”。
 
我给他的建议是:“既然事情已经发送,对客户再多的解释都只是借口,不如对客户说一句sorry,然后给出具体的交货时间。”
 
在我们的外贸工作中,我们总会遇到无法按时出货的情况,当遇到时,如果我们解释过多只会使客户感觉我们在推卸责任。这样可能会使你与客户之前的误会更大,不如直接一句“sorry”,并给出实际交付时间。
 
我之前有一个非洲的订单,因为采用新工艺的原因,造成订单延期了2个月。由于客户提供的是新的设计草图,虽然前期我们也给客户提供了样品,但真到大规模生产时,因为工艺不成熟,所以实际的生产速度比预期要慢,当时我也没解释太多。我对客户说:“sorry to tell and we have to delay your goods to+准确日期。Please find attached pictures for a well explanation , No worry and we will try to ship them as we can do soon. ”在邮件的附件中我加入了几张生产图片,以及完成的产品图片。
 
客户看后也没说什么,就简单的回了我:“Thanks a lot for the telling and please just keep us know when they are ready .”。当遇到这种情况时,如果你还是感觉对不起客户,可以给客户打电话道歉,这样可以使我们的道歉更有诚意。
 
在遇到交付延期时,要以解决问题为主,不要有太多的解释。在生产中如果不是客户的问题那就是我们自己的原因,我们只需要表明我们会尽快完成剩下的订单就可以了。
 
产品生产出来后,我们要与客户及时沟通时,等待客户的明确答复。客户给了我们明确答复后我们再安排发货,在未得到客户明确回复的情况下发货,有些客户就会借此要求我们降价。我们常常会因为之前已经犯过错误,希望不要再得罪客户,而不好意思拒绝客户的要求。
 
最后,即便在交货延期时,我们也要保证产品的质量。这样才可以保证我们与客户的长期合作的关系。

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