写不好外贸邮件,那是你不了解这些写作技巧

2021-10-15 17:24:22发布 90次浏览
近期我经常逛知乎会看一些外贸问答,其中回答比较多的是关于外贸邮件的,下面的外贸大佬回答的都比较专业。我对这些大佬们的邮件做了一些技巧的总结为大家分享出来。希望对大家有所帮助。


 
邮件主题
现在快节奏的生活方式,导致越来越多的客户会在手机上查看邮件,因此只有吸引的主题才会引起客户的点击,同时一个好的标题也可以帮助客户在之后需要时更容易想起我们的这封邮件。
 
在写邮件标题时需要注意这两种情况,一种是老客户,另一种是新客户。
 
对于老客户来说,在主题中要点出邮件正文的大意,例如:Quotation of A/C from XXX-20211009。在写主题时加日期的原因,一方面,可以吸引客户的注意力,另一方面,可以在之后客户需要时review更容易找到我们的有邮件。
 
对于新客户,有不少外贸员会把公司名写在主题上。这对于一封邮件是致命的,除非是一些行业知名的企业可以这样做。不然的话,我是不建议在主题行包含公司名的。当我们需要告知客户产品特定折扣或者特别的优惠时,我们可以通过阿拉伯数字的方式进行展现。例如:Grab at least 50% off on the dining table
 
发件人
这里表示的发件人是客户收到你的邮件时,和主题在一起显示的发件人的信息。在发邮件时大多数外贸员不会注意这点,一般是随便起的名字或自己邮箱的地址等。我建议这个名字可以写公司名或产品名,这样可以提高邮件的打开率。同时这个名字也要和常用名有区别但又要容易记住。如果你的客户邮箱里有十几个都叫Daniel,客户又怎么会记住你是那个?
 
邮件正文
我们在大学追女朋友时,总会向她的室友打听她喜欢干什么、喜欢吃什么、有什么爱好等等,当有机会和她接触时就会谈她喜欢的话题、吃她喜欢的食物,企图引起她的注意力。这个方法在外贸邮件中同样适用,写邮件时我们可以注意客户发来邮件的字号、字体、排版等。按客户发来的邮件来排版。对于正文的排版要做到排版统一,邮件整体美观语句通顺即可。在正文表达上要做到通俗易懂。
 
对于要不要在邮件中加入图片,我的看法是对于新用户来说最好不要放,避免被客户认为是垃圾邮件,对于有一定来往的客户,可以在正文中放一些图片或表格,这样可以让客户更加直观的看到效果。
 
签名
在写邮件签名时要注意规范,有好多外贸员并没有注意签名,认为只要把正文标题写好就可以了,其实签名也是一封邮件中比较重要的一部分,如果你的邮件签名只有公司名字、电话、传真。没有网址的话,客户如果想看你们的官网,难道要让客户自己去Google搜索你们公司名吗?
 
附件
对于有些外贸员在发邮件时总会跟着一堆的附件,有些附件对客户来说是不需要的。因此我的建议是在命名附件时要清晰明白,看标题就可以知道附件里表达的内容,我们也可以在正文中简要说一下。例如:“In the attachment you will find the product quotation, product pictures and test reports.”通过这种方式让客户知道有附件以及内容。
 
以上这些邮件的书写技巧我们可以借鉴一下,但也不要生搬硬套,毕竟有些时候要视具体情况而作出灵活调整,这些工作只是为了努力提升客户的感官体验,重要的还是要让客户认可我们的产品才重点。

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