外贸人都犯过的3个错误,教你如何化解

2022-04-13 19:08:30发布 130次浏览
无论是外贸老鸟还是外贸新人,在外贸路上都不可能是一帆风顺的。我们多多少少都会犯一些错,犯错不可怕关键是我们要从错误中有所得。很多外贸老鸟的经验都是这样一点点积累出来的。今天和大家分享小编自身的几个“买单”的案例和总结的经验教训。
 


发的邮件忘记添加附件
这是最常见的低级错误,小编刚入行时常犯。刚入行时,工作多且杂没有规划,有时心一急,邮件发出后才想起附件忘记添加。有些心大的业务员,等我这边问,附件呢?他才意识到自己忘记添加附件了。
 
对于这类错误,我可以追加一封邮件进行说明,如:“Sorry, here is the attachment.或者My apologies, this is the missing attach.”
 
那如果客户发来的邮件忘记加附件呢?我们应该如何提醒他呢?下面分享几种参考模板:
1、Please help resend it. Is it possible you can resend this? I didn't get the mentioned attachments. T
2、hank you for sending me this however, the attachment seems to be missing, would you able to send it?
3、Looks like the attachment got lost in the last email, can you please resend it?
 
这类的错误,其实也是很好避免的。对于有附件的邮件,在写邮件时可以按:附件、正文、标题、收件人的顺序写。如果你使用的是Gmail或Outlook还可以使用Forgotten Attachment Detector的插件,避免忘记添加附件。
 
装柜监管不力,导致货物压坏
有次客户在我这里定了一批货,由于订货量不多,就打算和其他货物一起拼柜。在装柜过程中由于没和装柜师傅强调,结果装柜师傅为了争取最大的装柜空间,导致很多箱子都竖着装。等货柜到岸,客户取货时发现8%的货物被压坏。最后只能做出相应的赔偿,才了结此事。
 
从那以后,在客户确认订单前,如果产品有不同种类的包装,或者客户对包装有特殊要求,在装柜后我都会发图询问客户以下几个问题:
1、This is our regular packing. Is it fine with you?
2、Do you have any special request concerning the packing?
 
订单在装柜时,即便是寄小的包裹给客户,也最好加强包装和贴有安全标志的唛头,最大程度去降低货运途中破损率。
 
订单漏做
客户下了一个首饰店柜子的订单,当我千辛万苦把方案做出来后让客户确认,确认后我就安排下单做的时候,工厂跟单却漏了两个高柜。而我当时忙过头,去验货的时候只拿了工厂的生产单来验,从而没发现漏做。
 
等客户收到货后安装,发现居然空了两处。他问我,是不是少发了2个货柜。我开始从头自查,才发现是在下生产单时,漏做了。我第一时间和客户道歉并表示会承担一部分的运费,这才把事情掀过去。
 
在外贸业务中如何避免此类问题呢?
 
1、跟单/业务收到客户订单后,要和工厂下生产通知单。生产通知单应详细列述产品的细节,如客户有特殊要求,像紧急要货,特殊包装,对颜色有很高标准要求,都应该特别强调。
 
2、应该多争取去车间盯紧生产。如果是合作的工厂,也应该保持勤沟通,不要一下单后交代安排后就跟甩手掌柜一样。即便工作再忙也要每隔一段时间去实时跟进生产进度和做货情况。这样才能确保此类事情的发生。

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