别把客户当傻子,交货期延迟应该这样谈

2022-08-26|61次阅读|开发技巧

对于交货延期,其实很多人都不想发生,谁不想保质保量的把订单交付给客户,但很多时候是没有办法。因为现实中会有太多的意外情况发生,比如:近期的限电和疫情。


 
由于交货延期的原因有很多,每种情况的解决方法和思路或多或少都会存在些许差异。这里只写小编曾经遇到过的三中情况,希望可以给大家带来思路。
 
第一种、马上要到交货期,但还没开工
 
前段时间收到过客户这样的一封邮件:
Please inform at what stage of the production the Goods according to Specifications No.10? When will be the shipment?
 
Thanks in advance for your reply!
 
客户上来就问,货物生产情况以及发货时间。这封邮件发来的时间距离发货还有大概一周的样子,由于疫情被封导致这批货物一直没办法开工。前几天是有考虑过和他说交货延期这回事的,但由于之前的合作他总会在付款和出运磨蹭1-2周的时间,因此我就没说,就等他主动来找。当时我是这样回复的:
We are still in holiday due to coronavirus.
 
To better control and prevent the epidemic, The government extended the holiday to XXXX. For now, it may take longer.
 
The goods will be ready at the end of this month.
 
Any progress, I will inform you immediately.
 
这样写的好处是在于开始只通过一句话就让客户明白我们单前的状况。第二句是比较关键的,通过这句说明原因避免客户多想,并表明自己的困境使客户产生共情,同时埋下伏笔让客户做好继续延期的心理准备。
 
在第三句给客户一个明确的交代,而我们内部也是按这个日期上班的。这样也可以给自己后续谈判留有余地。
 
在邮件发出后,客户回复时的火气也没那么大了。这件事也算完美解决了。
 
第二种、交货延期时间较长

当然有好说话的客户也会有难说话的客户。我曾经就遇到过这样一个客户,在按第一封邮件思路告知客户要延期一个月交货。客户听完瞬间就不干了,说你们不及时交货,我们就换供应商了。


 
很多时候,我们听到客户这样的回复,会不会很担心客户真的换供应商。其实没必要担心,因为往往到这个时候客户一般都已经交过订金的,如果他们退单再找供应商,只会浪费更长的时间,因此客户往往不会那样做。他们现在能做的只有靠言语威胁,期望你们可以按期交货或给与准确的交货日期。对于这类的客户我们要以安慰为主。我们可以这样进行回复:
Yes,we received the deposit on 31th.Dec. and started the production on 1st.Jan.According to the contract,the estimated delivery time will be 15th.Feb, even including our spring holiday from 23th to 31th.Jan.
 
But now the big problem is that we can't get back to work and finish the rest.
 
All businesses are waiting for the government's notice and permission. we predict that this will be extended over the next week,from Feb.10th to 17th.Once permission is granted,we will do our best to deliver your order earlierl!
 
Thanks for your understanding and support!
 
Please be sure to arrange your work according to this schedule.
 
这样写的好处在于,在第一句时就表明了我们的生产安排,并非像客户说的那样啥都没干。在第二句时向客户表明并不时我们不想上班,而是有客观原因存在的。第三句表明行业状况,说清目前政府规定和其他商业体的普遍性问题,并给出客户解决方案。第四五句用于引导话题,使我们双方都做好安排。
 
无论是写邮件,还是回邮件,我的操作流程是:先分析,再判断,再推敲,然后引导,最后预设可能的回复结果。

第三种客户马上要下订单,但交货日期要延迟
 
对待这类客户要尤为谨慎,一个不小心就可能失去客户。为了不让订单溜掉,我的做法是提前把交期沟通好。
 
比如我这个巴西客户,他要确定交货日期。我按第一封邮件的思路,给客户讲了基本的情况,并告知了客户订单交货要延期一个月。客户回复表示一个月时间太长。
 
第二封邮件我是这样回复的:
Yes, we still don't receive the notice from goverment. It is likely that the holiday will be extended for another week. So l made some reservations on the delivery time.
 
But if we get the notice, we will start the production and try our best to deliver your order earlier.
 
See proforma invoice in attachment.
 
Thanks and Best Regards
 
这封邮件中我们继续重申交货日期需要延期的客观事实,同时表明一旦开工就可以提前交货。这样写有两个好处,如果我们提前交货,客户会很开心,如果晚了客户也会有个心里准备。
 
最后,提醒大家一句,邮件是没有模板的。我们去看优秀邮件的目是学习其中的写作思路和思考问题的思维方式。这样才能有所成长。


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