外贸人必收!邮件就该这样写

2024-06-07|39次阅读|开发技巧

很多外贸新人在后台反馈说,不知道外贸邮件该怎么写,网上的邮件模板有些又使用频率过高,或者不太适合自己的业务环境。本文旨在为外贸新人提供一些商务英语邮件中各部分的必备表达方式,希望能有所帮助。
 
即便是新人,应该也看过一些邮件。所有的营销邮件,无论是开发信,还是询盘回复,都要遵循三个原则:简洁明了、条理清晰、主旨明确。明确这三个原则后,我们再来看一下各部分应该怎么写。


 
Salutation——称呼
"Hi" 和 "Dear" 是较常用的两个称呼。使用 "Dear" 作为邮件的开头是没问题的,但一定要在 "Dear" 后面加上对方的名字。如果你和客户是第一次联系,建议使用 “Hi+客户名字” 会更好一些。
 
如果不知道接收邮件客户的名字,可以使用 “Greetings” 或 “Hi there”。但注意不要使用 “Dear Sir” 和 “Dear Madam”,这种称呼过于老套且显得不够正式,容易让人觉得是群发邮件。
 
Starting——开篇
开篇可以简单地叙一下旧,比如感谢客户曾与你见面、拜访过公司、聊天等,在开篇中可以加上曾谈论过的话题,这样做是为了勾起客户的记忆。如果没有明显的记忆点,可以感谢对方的来信。
 
常见的表达方式有:
 
1. I do appreciate your patience in waiting for a response.
2. I would just like to confirm the main points we discussed on Friday.
3. Thank you for your (kind) letter of January 15th.
4. It was a pleasure meeting you in Shanghai last month.
 
叙完旧,就可以直接进入正题了。正文内容要简明扼要,避免啰嗦,以免影响客户的阅读体验。
 
State the Main Point——点名主旨
这一部分主要说明本次邮件的目的,比如请求客户帮忙、提供报价、回复客户问题等。常用的表达方式有:
 
1. We are writing to inform you that.../ to confirm.../ to request.../ to enquire about...
2. I am contacting you for the following reason...
 
表达完主旨后,记得要加上 call to action,告诉客户下一步要做什么。常用的句子有:
 
1. We would appreciate it if you would …
2. Please let me know what action you propose to take.
3. We are quite willing to ...
4. We are pleased to announce that .../ to inform you that .../ to learn that ...
5. After careful consideration we have decided (not) to ...
6. Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
7. I am writing to express my dissatisfaction with ...
 
Closing——结束语
最后一段邮件通常是用来寒暄的,可以写上对客户的期待,如期待回复或意见反馈。常见的表达方式有:
 
1. We should be grateful for your furnishing us details of your requirements.
2. If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so.
3. Looking forward to your reply.
 
Ending——问候
最后我们通常会加上问候,常用的表达方式有:
 
- Thank you
- Best wishes
- Warm regards
- All the best
- Best of luck
 
在问候之后,可以加上自己的英文名,有些人还会留下电话或社交媒体信息。为了美观,最好通过邮件签名工具美化后再添加。相关工具小助理之前已在《写专业外贸开发信,怎么能少这5款工具》一文中分享过。


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